Thuế chủ Business: 1099 hay W-2, LLC, S-corp

Phần 1. Chi phí được trừ

Chi phí được trừ là chi phí thông thường và cần thiết cho công việc, có giấy tờ chứng minh. Áp dụng cho chủ Business khai Schedule C và người nhận 1099.

Nhóm chi phí	Ví dụ (tiệm nail, salon, Business nhỏ)
Supplies	Sơn, bột, dụng cụ, khăn, găng tay, đồ vệ sinh, vật tư
Rent & Utilities	Thuê mặt bằng, điện, nước, internet, tiền thuê ghế (nếu bạn là thợ tự thuê chỗ)
Professional fees	Kế toán, khai thuế, luật sư
Advertising	Facebook và Google ads, bảng hiệu, danh thiếp, quà
Insurance	Bảo hiểm Business, liability, workers' comp
Licensing & Training	License, gia hạn, khóa học nghề, permits
Automobile	Số miles cho công việc hoặc chi phí xe thực tế (gas, bảo hiểm, sửa chữa, tolls, parking) theo tỷ lệ dùng cho Business
Home office	Chỉ khi có không gian dùng riêng cho công việc
Tools & Equipment	Thiết bị, máy móc, laptop, máy sấy
Upgrades & Remodel	Nâng cấp, sửa chữa tiệm

Ba nguyên tắc:

Giữ giấy tờ: invoice, statement, receipt.
Tách tài khoản: dùng tài khoản ngân hàng riêng cho Business.
Tiền mặt vẫn phải khai: mọi thu nhập đều phải khai, kể cả tiền mặt.

Không trừ chi phí cá nhân (ăn uống gia đình, mua sắm cá nhân). Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến audit.

Phần 2. Trả thợ 1099 hay W-2

Chủ Business không được chọn theo ý muốn. Cách phân loại phụ thuộc vào cách người đó làm việc:

Ai quyết định cách làm việc? Giờ giấc, quy trình, khách hàng, bảng giá do chủ kiểm soát hay thợ tự quyết?
Ai chịu rủi ro tài chính? Thợ tự mua vật tư, tự nhận tiền khách, có thể lời hoặc lỗ không?
Quan hệ lâu dài hay theo từng project?

Hình thức	Cách làm việc	Đặc điểm
Nhân viên (W-2)	Làm theo giờ và quy định của Business	Chủ phải trừ thuế lương, đóng payroll tax, có bảo hiểm workers' comp
Contractor (1099)	Tự kinh doanh, tự thuê chỗ, độc lập thật sự	Cần hợp đồng thuê chỗ và giấy tờ chứng minh sự độc lập

Phân loại sai có thể dẫn tới truy thu thuế, lãi, phạt và khiếu nại từ thợ. California có quy tắc phân loại riêng cho thợ thuê ghế.

Trước khi thuê thợ hoặc đổi hình thức trả, hãy trao đổi với Enrolled Agent và, nếu cần, hãy tư vấn thêm với luật sư lao động.

Phần 3. LLC, S-corp hay hình thức nào

Không có hình thức nào tốt nhất cho mọi Business.

Loại hình	Điểm chính	Điều cần cân nhắc
Sole proprietor	Đơn giản nhất, không cần lập công ty	Bạn chịu trách nhiệm cá nhân hoàn toàn
LLC	Tách tài sản cá nhân khỏi nợ hoặc kiện tụng của Business	Phí hàng năm tối thiểu $800 (California), và có thêm LLC fee tính theo doanh thu từ một mức nhất định.
S-corp	Có thể giảm thuế self-employment khi net income cao	Phí tối thiểu $800 (California) và thuế riêng của California trên lợi nhuận. Bạn phải tự trả lương hợp lý cho mình (payroll).
C-corp	Phức tạp, nhiều thủ tục	Bị double tax, thường dành cho Business lớn

Bốn câu cần tự hỏi: dự kiến lời bao nhiêu mỗi năm, có thợ không, có đối tác không, mức rủi ro pháp lý cao hay thấp. Mỗi câu trả lời đổi cách chọn, nên không có kết luận chung. Đây là phần nên làm Tax planning trước khi quyết định.

Việc cần làm khi mở Business

Xin EIN (Tax ID)
Mở tài khoản ngân hàng riêng cho Business
Đăng ký giấy phép kinh doanh, seller's permit nếu bán hàng
Thiết lập sổ sách từ ngày đầu
Lên kế hoạch đóng estimated tax theo quý (xem bài về estimated tax)

Câu hỏi thường gặp

Tiệm trả tiền mặt có cần khai không?

Có, mọi thu nhập đều phải khai.

Mua máy móc, nội thất có trừ hết trong năm không?

Có thể trừ nhanh hoặc khấu hao (depreciation), tùy loại tài sản và quy định từng năm.

Tôi ở ngoài California thì sao?

Văn phòng làm online toàn nước Mỹ. Phí và quy tắc công ty khác nhau ở mỗi bang, Văn phòng sẽ cho bạn biết bang của bạn cần gì.

Nguồn tham khảo

Bài mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn pháp lý hay thuế cho hoàn cảnh cụ thể của bạn.